【在宅勤務/テレワーク】WEB会議の準備、できてる？
WEB会議に慣れていない人のための事前準備編

前日までの下準備リスト(主催者側編）

1. 話し合うテーマと、内容を箇条書きで書き出す

2. 日時を決めたら、会議室を設定して、参加者に招待状を送る。（リンクをメールやメッセンジャーで送信）
   
   -このとき、テーマと内容も伝える。
   -当日使う資料があれば、できれば事前に参加者へ送る。

3. 参加予定者に、事前にアイデアを考えてほしかったり、話してほしいことがあれば、事前に依頼。可能なら、主催者が事前に取りまとめ、会議で話せるように準備。または、当日に参加者から話してもらうように、依頼しておくのでもOK。
   ＊先に考えてもらうと、会議中に沈黙の時間が長くならない。（＝会議がスムースに進みやすい=アイデアが出ずに会議が長引いたりするのを防ぐ。）

 前日までの下準備（主催者、参加者共通編）

さて、WEB会議の主催者側も、召集される側も、大切なのが、接続可能かのチェック。

当日の前準備編（主催者、参加者共通）

前日までの準備はOKですか？

1. 身だしなみ：カメラに映りるのが上半身だけと思って、下半身が部屋着だったりすると、不意に席を外すとき、見えてしまうことも！（トイレとか、忘れものとか、気をつけてくださいね〜！笑）
2. 必要な資料やノートなどは、全て手元に準備。PCに入っているデータも、すぐに画面共有したり、参照できるように、ファイルを開いておきましょう。
3. 機器チェック：　前日までに音声やマイクの接続状況をしたとしても、当日なぜかトラブルが発生することもあります。
   
   私は、ヘッドセット（ヘッドフォンにマイクがついたもの）のボリュームをあげても「音声が聞こえない！」と言われて、慌てたことがあります。
   原因は、PC本体の音声を最小まで下げていたことでしたが、
   当日トラブルが起こると、あわててしまって、基本的なことすら分からなくなることもあります。落ち着いて準備しておきましょうね！

基本は、対面の会議と全く同じ！

このようにリストアップしてみると、

機材や環境の準備をのぞいて、対面の会議と全く同じですよね。

どんな会議でも、自分と相手の時間を使っているのは同じ。

目的意識を持って、効率よく会議をすすめる意識が、

主催者も参加者も大切。

余談ですが、

私の会社員時代は、

ZOOMなど気軽に使えるWEB会議システムはなく、

会社が数百万円で設置した大がかりなテレビ会議システムや、

Lotus NotesのSameTimeや、CiscoのWebexというアプリケーションでPCの画面共有しながら、

別途、有料の電話会議システムにアクセスする、という

お金も手間もかかる方法が主流でした。

そんな方法で、ほんの4-5年前まではやっていたと思います。

今は、無料でZOOMやSkypeなどを個人でも気軽に使えるし、

便利な世の中になりましたね〜。