データや書類を「秒で取り出せる仕組み作り」に欠かせない３つのこと

最初に、どんな書類・データがあるのか分類しましょう。

それらを、どんなカテゴリーで分けるかによって

ファイリングの仕方が変わります。

業務別、案件別、顧客別などによって

書類/データを分類してみましょう。

2.保管期限のルールをつくる

書類ごとの保管期限、決めていますか？

書類・データ整理サポートのお客様でも多いのが

いつまで保存すれば良いかわからず

5年、10年とデータ・書類をたくさん保存している方も

よくいらっしゃいます。

経理書類や契約書など、法定保存期間が

決まっているモノはいいとして、

問題はそれ以外の書類。

ビジネスの内容によって

さまざまな書類、データ、資料があると思います。

その種類ごとに大体何年保管すれば十分なのか

紙保存が必要なのか、PDF保存でもOKなのか

ご自分でルール作りが必要です。

そして、書類もデータも

保存期限を決めておかないと

保管場所（データならPCやクラウドの容量）を

どんどん増やしていくしかくなります。

参考程度に残した書類やデータは

見返すことがほとんどないものも多いのでは？

よほど重要と思われるもの以外は

数年間で廃棄しても大丈夫なモノも多いはず。

世の中の変化がどんどん加速する時代

古い情報は不要になることも多いし

必要な時に調べれば済むことも多いです。

また、あなたの頭の中にインプットされていることも

多いのではないでしょうか？

ご自分の業務内容から、

どの位の期間保存していたら大丈夫か目安を決めて

できれば忘れないように明文化しましょう。

3.ファイル名の付け方ルール

分類を決めたら

次に大切なのがファイル名の付け方。

書類でもデータでも、ファイル名の付け方を統一して

ルールを作りましょう。

例えば次のように、冒頭の日付の付け方を統一する。

20220131 〇〇様 打ち合わせ資料　　　

22.03_株式会社XXXX様_商品見積ver.1　　　　　

220331 〇〇プロジェクト REV1　　　

2022-03−31 XXX様_提案_001

どれか１つに統一すると

見た目もスッキリ見やすくなるだけでなく

PC上でファイルを時系列で並べ替えて

必要なファイルを見つけやすくなります。

日付以外の部分は、その時の「なんとなく」で

漠然としたネーミングにしてしまうことも

後で見返しても、ファイルの中身を見ないと

何のデータかわからなくなるファイル名はやめましょう。

具体的に自分やファイルを見る人が

パッと見て、何のファイルなのかをイメージできるファイル名で

なおかつ、ルールに則ったファイル名をつけてくださいね。

以上の３つは、地味なことばかりですが

ここをしっかりと決めたら

「秒」でデータやファイルを取り出せる仕組みができます。

いつもファイルを探している方