書類が多すぎて、どこから手をつけて良いかわからない！？
書類整理の洗い出しアイデア

プロセスマップで見える化

書類の種類や流れを把握するには、

プロセスマップに洗い出し

それぞれの段階で、何の書類を使うかも書き出します。

書き出すと

次のことが見える化できます

これをプロセスの流れに沿って書き出します。

これがプロセスマップです。フローチャートなどとも呼ばれます。

【3つのステップで簡単！】業務フローマニュアルの作り方

https://kashika.biz/manual-2/

見える化の効果

プロセスマップを書いて、見える化すると

無駄なプロセスや、ひとまとめにできるタスクなどに気づき

省力化するきっかけにもなります。

また、他のスタッフとの共有で、

突然休んだ時などにも代理で業務を進めることもできます。

理想的には、

全ての業務のプロセスマップを会社全体で共有して、

仕事の属人化を防ぐことにも役立ちます。

見える化すれば、

何の書類があるのかを把握しやすいですし、

「前の担当者が使っていて、

今はいつ何に使うのか分からない」という

古い書類が残っていることもあるので、

その場合も整理しやすくなります。

業務のやり方が変わったり、

担当者が変わると不要になる書類もありますし、

そもそも書類は、

一定期間過ぎて古くなると、価値が大幅に下がるので、

法定保存期間がある種類の書類は別として、

最適なサイクルで廃棄して行くことも大切です。

そういったきっかけになるのが、

プロセス全体を見える化して、

必要な書類を洗い出すという作業。

目の前の書類を要不要で分類するだけでなく、

このような根本から仕組みを考えて行くと、

書類の流れがわかりやすくなり、

書類の山の中から必要な書類を探すという

無駄な作業が減っていきますよ。

ぜひお試しくださいね。

次回は、書類の”旬”と”保管と保存”についてお届けする予定です。

本日も最後までお読みくださってありがとうございました。