【在宅勤務/テレワーク】WEB会議の準備、できてる？
WEB会議に慣れていない人のための事前準備編

在宅勤務の必須アイテム、WEB会議（ビデオ会議、テレビ会議、ZOOM等の会議システム）。

初めて参加するという方、URLをポチって参加するだけで、話を聞いているだけ、という方。今度、主催するんだけど、緊張する…という方へ。会議は事前準備がモノを言いますよ〜！

今日は、WEB会議の下準備についてのお話です。

前日までの下準備リスト(主催者側編）

WEB会議は、慣れていないと、ちょっとしたトラブルであわててしまうし、

ましてや主催する側なら、余計にドキドキしてしまいますよね。

ここでは、私がオンラインで会議や講座を主催するときの事前準備をご紹介します。

話し合うテーマと、内容を箇条書きで書き出す
日時を決めたら、会議室を設定して、参加者に招待状を送る。（リンクをメールやメッセンジャーで送信）

-このとき、テーマと内容も伝える。
-当日使う資料があれば、できれば事前に参加者へ送る。
参加予定者に、事前にアイデアを考えてほしかったり、話してほしいことがあれば、事前に依頼。可能なら、主催者が事前に取りまとめ、会議で話せるように準備。または、当日に参加者から話してもらうように、依頼しておくのでもOK。
＊先に考えてもらうと、会議中に沈黙の時間が長くならない。（＝会議がスムースに進みやすい=アイデアが出ずに会議が長引いたりするのを防ぐ。）

前日までの下準備（主催者、参加者共通編）

さて、WEB会議の主催者側も、召集される側も、大切なのが、接続可能かのチェック。

当日になってあわてないように、画像や音声のチェックは忘れずに。

カメラテスト：ZOOMなど会議に使うアプリケーションやサイトに接続し、カメラの接続状況を確認。そのとき、背景に映り込む部屋の中も整える。（こちらの記事も参考にしてくださいね）
PCカメラの角度調整：位置が下すぎると、顔を下から見上げる形になるので、気になるなら、PCの下に箱や台を置いて、調整。
＊私は、二重アゴがあまり映らないように（笑）、チェックしています。（隠しきれませんけど！）
音声テスト：　使用するマイク、イヤホン（ヘッドセット）が正常に動くか、チェック。使用するアプリ（ZOOMなど）の確認機能を使うのがオススメ。
接続テスト：接続するのが初めてだったり、いつもと違う接続環境で不安なときなどは、同僚などにお願いして、リハーサルに付き合ってもらうのも手。本番と同じように、上記でご紹介した手順で接続してみると安心！

当日の前準備編（主催者、参加者共通）

前日までの準備はOKですか？

会議中にあわてないように、当日も早め早めに準備しておきましょうね！

身だしなみ：カメラに映りるのが上半身だけと思って、下半身が部屋着だったりすると、不意に席を外すとき、見えてしまうことも！（トイレとか、忘れものとか、気をつけてくださいね〜！笑）
必要な資料やノートなどは、全て手元に準備。PCに入っているデータも、すぐに画面共有したり、参照できるように、ファイルを開いておきましょう。
機器チェック：　前日までに音声やマイクの接続状況をしたとしても、当日なぜかトラブルが発生することもあります。

私は、ヘッドセット（ヘッドフォンにマイクがついたもの）のボリュームをあげても「音声が聞こえない！」と言われて、慌てたことがあります。
原因は、PC本体の音声を最小まで下げていたことでしたが、
当日トラブルが起こると、あわててしまって、基本的なことすら分からなくなることもあります。落ち着いて準備しておきましょうね！