書類の一生
まずは、書類の流れについて簡単に。
どの書類も、作成後は、活用→保管→保存→破棄の5段階をたどります。
活用:進行中の案件。リアルタイムで使う→デスク上のトレイ、デスクの引き出し、共用キャビネットなど、取り出しやすい位置に収納。
保管:進行中の案件ではないが、終わったばかりなど。→手元のキャビネットや、事務所内のすぐ取り出せる場所に、収納しておく
保存:日常的には使わないが、法定保存期間の定めにより、文書箱などに入れて収納しておく。事務所にスペースがない場合は、書庫やレンタル倉庫などの保管もあり。
破棄:保存期間が終了したら、内容に応じて、シュレッダーや溶解処理をして処分。
ご参考までに、
法律で保存期間が定められているものは、
目安として、総務関係は2〜5年、
経理関関係7年、会社法関係は10年です。
法的なルールがない書類の保存期間
ここで疑問になるのが、法的ルールがない書類の保存期間。
例えば、カタログ類など、資料関係。
自分のメモやノート。
基本的に、情報は生物なので、
古い情報はどんどん破棄していくのが正解。
ただ、どのタイミングで古いと判断するかは、
業種や、職種によっても少し違ってくると思います。
古くても大切な記録があれば、それはそれで残すのはOKです。
例えば、流れの早い業界なら、数ヶ月でもう古いと判断されたり、
モノによっては、2−3年は必要と考えられたり。
ただの参考資料であれば、
スキャンして電子化しやすいモノも多いので
紙の資料は減らしやすいですし、
また、ウェブで取れる資料は、
手元に残す必要はないかもしれません。
ここは、
自分で決めるか、社内で相談して、
自社ルールを作り、エクセルなどにリスト化すると良いです。
リスト化したら、ファイルごとに保存期間を明記し、
年末の大掃除のタイミングなどで年に1回見直し、
破棄するサイクルを作ります。
書類の旬は、自分で決めてルールを見える化して、社内共有できるようにしましょう。
そうすると、書類がたまる一方の状態は避けられます!
どなたかのご参考になれば幸いです。
<参考>
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