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書類の捨てどき、決めていますか?
書類保存期間ルール

書類の捨てどき、決めていますか?
書類保存期間ルール
ため込みがちな書類の山。

いま使っている書類は
手元に置く方が良いと分かっても

それ以外の書類を
どのように分けて保管すべきか
いつ廃棄すべきか、
お悩みの方も多いと思います。

書類は、分類していくと、
すぐに廃棄できるモノもあれば、
使わなくても保存が必要な書類あります。

「一応取っておこう」と残すばかりでなく
「いつまで保管するか」を最初に決めておくのが
溜め込む一方になるのを防ぐ一番簡単な方法です。

今日は、書類の旬と保存期間についてご紹介します。

書類の一生


まずは、書類の流れについて簡単に。
どの書類も、作成後は、活用→保管→保存→破棄の5段階をたどります。
活用:進行中の案件。リアルタイムで使う→デスク上のトレイ、デスクの引き出し、共用キャビネットなど、取り出しやすい位置に収納。
保管:進行中の案件ではないが、終わったばかりなど。→手元のキャビネットや、事務所内のすぐ取り出せる場所に、収納しておく

保存:日常的には使わないが、法定保存期間の定めにより、文書箱などに入れて収納しておく。事務所にスペースがない場合は、書庫やレンタル倉庫などの保管もあり。

破棄:保存期間が終了したら、内容に応じて、シュレッダーや溶解処理をして処分。

 

ご参考までに、

法律で保存期間が定められているものは、

目安として、総務関係は2〜5年、

経理関関係7年、会社法関係は10年です。


法的なルールがない書類の保存期間


ここで疑問になるのが、法的ルールがない書類の保存期間。

例えば、カタログ類など、資料関係。
自分のメモやノート。

基本的に、情報は生物なので、
古い情報はどんどん破棄していくのが正解。

ただ、どのタイミングで古いと判断するかは、
業種や、職種によっても少し違ってくると思います。
古くても大切な記録があれば、それはそれで残すのはOKです。

例えば、流れの早い業界なら、数ヶ月でもう古いと判断されたり、
モノによっては、2−3年は必要と考えられたり。

ただの参考資料であれば、
スキャンして電子化しやすいモノも多いので
紙の資料は減らしやすいですし、

また、ウェブで取れる資料は、
手元に残す必要はないかもしれません。


ここは、
自分で決めるか、社内で相談して、
自社ルールを作り、エクセルなどにリスト化すると良いです。

リスト化したら、ファイルごとに保存期間を明記し、
年末の大掃除のタイミングなどで年に1回見直し、
破棄するサイクルを作ります。

書類の旬は、自分で決めてルールを見える化して、社内共有できるようにしましょう。

そうすると、書類がたまる一方の状態は避けられます!

どなたかのご参考になれば幸いです。


<参考>


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