会社の書類の整理整頓 簡単に素早くできる方法は？
書類整理の仕組み化①下準備編
書類整理は地味で時間がかかる作業。
溜め込めば溜め込むほど、
整理整頓するのは時間がかかります。
実際、書類オーガナイズ作業に伺うと、
地味に、かなり時間がかかります。
重ねた厚みが10センチでも、
仕分け作業だけでも1時間もかかることも！
書類整理の仕組み化をしていないなら、
なおさらのことなんです。
今日は、書類整理の仕組み化には、
どんな下準備が必要かをご紹介します。
社内共通の書類保管ルール決めに必要な確認項目
まず、書類整理の仕組み化には
誰でもすぐに取り出しやすく、戻しやすい
書類の収納場所とルールが必要です。
そのルールを決めるには、
次のようなことを決める必要があります。
- 保管場所：進行中の案件は、手近な場所に。完了した案件は、少し離れた場所でもOK
- 保管期限：書類の種類によって、法定保存期間が決まっているものがあります。（経理書類、契約書など。）それ以外は、会社がルールとして決める必要があります。
- 保管期限を決めたら、そのタイミングでスムーズに廃棄できるよう、年に1-2度は廃棄作業をスケジュールに組み込む必要があります。
- ファイリング方法：書類の内容、使われ方、量、見返し方などによって、最適なファイリング方法は変わってきます。アクセスしやすく、無駄のないファイリングが求められます。
- 共有ルール：社員全員がアクセスして良い（閲覧して良い）書類なのか、鍵付きキャビネットなどに管理する必要があるのか。また、スタッフで共有する書類なら、コピーをわざわざ自分用に持たないなどのルールが必要な場合もあります。
- 紙か電子化か：紙で残す必要がある書類は紙で、電子データで良いモノは、共有サーバーやクラウドに。その際も、保管期限を守り、溜め込まないようにすることが大切です。電子データも年に1-2度、保管期限に沿って、データを整理する必要があるかもしれません。
- ルールの明文化、社内での共有
以上のことを洗い出すだけでも、結構な手間がかかると思いませんか？
ましてや、書類は何種類もあるので、
一筋縄には行かないこともありますし、
属人化した業務があると、
その担当者にしか分からないこともあります。
大事なのは、全体を把握できていること。
共有すべきデータ、書類は、
あるとわかる場所に置いて、
共有すべきスタッフ全員がそれを知っていること。
でなければ、
同じ書類を何人ものスタッフがコピーして、
自分のデスクに抱えることになり、
それだけでも紙や保管スペースの無駄が発生しているということです。
次回は、会社全体の書類を把握する方法について書きますね。
これは、一人ビジネスの会社でも使える方法なので、ぜひご覧ください。
本日も最後までお読みくださって、ありがとうございました。
