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【ビジネス整理術】書類整理は、分類とファイル方法がカギ！（１）

【ビジネス整理術】書類整理は、分類とファイル方法がカギ！（１）

こんにちは。

思考の整理で、仕事も家も効率化！目指すは心豊かな楽ちんライフ。

愛媛県松山市在住、カタヅケシコウのライフオーガナイザー® & オフィスオーガナイザー® 濱名愛です。

日々の業務に追われて、ついつい書類整理が後回しになりがちではないですか？

こんなお悩みはありませんか？

書類整理の基本が分からない
自分に合った整理方法が分からない
自己流でやっているけど、これがベストかよく分からない
会社員のときは出来ていたのに、独立したら出来なくなった

今日は、お客様事例をまじえて、書類整理のコツとポイントについてのお話です。

書類は分類が命！

書類整理は、オフィスでも家庭でもそうなのですが、分類が命です！

細かく分けるにしても、大ざっぱに分けるとしても、

どちらにしても、中身がどんなモノかわかるようにファイリングしないと

必要なときに探す時間がかかってしまいます。

それでも、見つかれば良いのですが、探す時間や労力がもったいないですよね。

そこで、書類整理の大前提として、以下３点を念頭に置いてください。

自分の仕事の仕方や、性格に合っていること
自分がわかりやすいこと
（2人以上で仕事をしている場合）他の人も、すぐに分かること

それから、目的別、時系列、年度別、顧客別、などなど分け方は業種、職種によって様々です。

最近は、電子化が進み、紙の書類を減らせる傾向はありますが、

経理書類など、法定保存期間など一定期間保管しなくてはならないモノもあります。

限りあるスペースに、必要な書類だけ、分かりやすく保管、保存するには、ファイリングのルールを作るのがカギ。

ファイリング方法はいろいろありますが、以下の３点に注意して、

要らない書類をため込まないようにするのも大切です。

書類をため込まないポイント

保管／保存場所を決める
定期的に見直し、不要な書類は直ぐ処分
長期保存が必要な場合、書類ごとの保存期間を決める

保存／保管する場所

手元に置いておく書類 →　現在進行中のプロジェクト
手元でなくても、オフィス内の取り出しやすい所におく書類　→　今は完結しているが、一定期間保管
オフィス内でなくても、法定保存期間など保管が必要な書類

今回の書類整理のご依頼があったお客様は、ご自分に合う方法や仕組みが見つからず、ずっとお悩みでした。

今回、思い切ってカタヅケシコウの書類整理サポートにお申し込みいただき、

以上のお客様と一緒に書類を分けることからスタートしました。

書類がチェストの引き出しに！

このお客様は、仕事熱心で、多忙な方。

ご自分の仕事の資料や書類をたくさんお持ちでした。

そして、ルーズリーフや、書類の裏に書かれた手書きメモやノートがたくさん書類に混じっている状態でした。

勉強熱心な方なので、ご自分の専門分野や関連分野の講座やセミナーにも多く参加され、

その資料やテキストなども混在。

それらの書類のほとんどが、素敵なチェスト（洋服タンス）の引き出しに無造作に入っている状態でした。

この状態では、必要な書類が、必要なときに直ぐ取り出せず、

見つからない時には、都度、同じような書類をパソコンで作成していました。

パソコンがあまり得意でないため、パソコンの中のファイルも、探せないことがあったそうです。

それが嫌で、ご自分の書類を印刷業者さんにお願いして、まとめて印刷したものが段ボール箱に入ったまま

床に置かれていました。必要なときに、その段ボール箱から取り出していたそうです。

パソコンの中のファイルも、紙の書類と同じで、ファイル名の付け方、保存場所などのルールを決めて置かないと、

あとで「どこだっけ...?」となります。（パソコンのファイル管理については、また別途記事にしますね）

このように、様々な書類が、チェストや本棚、床にバラバラになっていましたので、

お仕事内容をヒヤリングした上で、分け方を考えていきました。

長くなりますので、次回の記事に続きます。

本日も最後までお読みくださいまして、ありがとうございました。

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濱名愛 (はまな　あい）

どんな時も前向きに進む方法を考える片づけのプロ、

ライフオーガナイザー®＆オフィスオーガナイザー®の濱名愛です。

私が片付けに悩んでいたのは

高齢出産で劇的に体力の低下を痛感し

最新ベビーグッズ情報を研究して

あれこれ買いまくって

モノが増えてしまった頃でした。

そのまま育休が明け、

片づける暇もなく

毎日フル回転のワーママになったころに出会ったのが、

モノでなく人を中心に片付けを考える

「ライフオーガナイズ」という片付け術でした。

ライフオーガナイズを学び

私の暮らしは一変しました。

「自分や家族に合う片付け方法」を見つけると、

暮らし方も人生も変わります。

実家の父の病気をきっかけに

やりがいを感じていた

東京での会社員生活にピリオドを打ち

家族で地元愛媛に移住して

ライフオーガナイザーとして起業しました。

会社という組織の中で

真面目にコツコツ働いて

たまにキャリアアップ転職をして

収入をアップしながら

プライベートを楽しめたらいいと

思っていた私が

起業するなんて

想像すらしていませんでした。

しかも、移住で夫も脱サラ、

パン屋を開業。

また、ひとり娘の発達障害が発覚し、

コロナ禍のストレスもあり１年間不登校に。

娘にとって、より良い環境を求めて

さまざまな専門家に相談したのち

引越し、転校。

今は元気に登校しています。

いろんなライフステージの変化や困難もありながら

片付けのプロとして活動を続けています。

私だけでなく、女性は、

環境によって人生や生活を

左右されやすいですよね。

仕事、家事、子育て、介護など、

心身ともにフル回転の働く女性の生活に、

少しでもゆとりや楽しさが増える、

そんなお手伝いができればうれしいです。

仕事もプライベートも、無理せず楽しみ、

余裕を生む仕組み作りを。

生活全体を充実させるオーガナイズ（片づけ）を。

多忙な女性にお届けするのが

私の使命と考えています。

お気軽にご相談ください。

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濱名 愛 (はまな あい）

濱名愛 (はまな　あい）