【SOHOワーカーのためのビジネス整理術】より安全なペーパーレス化のススメ　

あなたの書類、その保管方法で大丈夫？

近年、書類や文書の保管は、世の中の電子化の流れで、随分便利になりました。ビジネス書類でも、法規上、一部は必ず紙で保管が必要なものもありますが、スキャンやスマホ撮影して電子化しておけば、すぐにパソコンやスマホで検索して取り出せるようになりました。ペーパーレスになると、紙をファイルする手間、保管スペースが減ると言うことで、経費削減にもつながり、一石二鳥。

ということで、一人ビジネス、小規模ビジネスの方も、是非取り組んで頂きたいのが、ペーパーレス化（書類電子化）。

「うちは、書類の量が大したことないから」と思っているうちに、どんどん紙が増えていき、

後にすればするほど、電子化の手間が更に増えて行きます。

思い立ったら、すぐに始めて見ませんか？。

また、「いざと言う時」検索してすぐ取り出せるというのが、電子化の便利なところ。

しかし、災害が起こった時、事務所が浸水したり、地震で倒壊してパソコンやファイルが、瓦礫に埋もれてしまったら…？

その中から探し出せたとしても、パソコンが浸水して壊れていたら？

紙のファイルだって、ボロボロになって汚れていたら…？それが、あなたのお客様やビジネスの大切な情報だったら…？

全てにおいて大変な災害後でも、土砂や瓦礫の中から大切な書類を探す手間やストレスを出来るだけ無くし、他のもっと大切な作業に時間も心も使えます。

そんな事態も想定して、是非、電子化を進めましょう！

正しいペーパーレス化はリスクマネジメント(危機管理)になります。

電子化して、保存する場所は、ローカル（＝目の前にあるパソコンの中）ではなく、クラウド上へ。

クラウドなら、インターネット上の別の場所に保存している事となるので、あなたがいる場所で災害が起こっても、データは無事なのです。そして、データにアクセスする機器（スマホ、PC、タブレットなど）が他のものになっても、その機器と、ネット環境、IDとパスワードがあれば、アクセス可能です。

クラウドとは、iPhoneユーザー同じみのiCloudや、Evernote、DropBoxなど。Googleドライブや Yahoo Boxも書類保管や共有に使えます。

（保存容量や期限の設定があるので、それぞれの使用ルールは各自ご確認下さいね。）

その際は、ファイル名の付け方、フォルダの分け方もご自分のルールに沿って下さい。後からのフォルダ間の移動は簡単なので、とりあえず、ファイル名を付けながら、後で検索しやすいように、どんどん電子化を進めて行きましょう。

そうすれば、本当に紙で残す必要があるものだけをファイルして、万一、火事や災害で突然逃げ出す時もサッと持ち出せるかもしれません。

(人命の安全第一なので、無理に重い書類を持ち出すような事はしないで下さいね。あくまでも、たとえです。)

紙で必要な書類であっても、電子化していれば、後々役立つ事は多々あると思われます。まずは、書類の保管／保存基準を作り、手を付けられる書類からどんどん電子化して行きましょう。電子化し、紙が本当に必要ないのなら、シュレッダーにかけたり、溶解処分を業者に依頼して、個人情報や機密情報が流出しないように細心の注意を払って処分をして下さいね。

ビジネス整理術、こんな事でお困りではありませんか？

• 紙の書類の整理が苦手
• 書類をいつまで保管すれば良いか分からない
• 適切なファイル方法が分からない
• しょっちゅう書類を探している
• 電子化が良いと聞いて、書類をスキャンして、ローカルPCに保存している。
• スマホで撮影した書類を写真フォルダにそのまま保存してある
• 電子化した書類を検索しても、必要なものがすぐに出てこない。

ビジネス整理術を学んで、

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