ファイリングはバーチカル式がオススメな理由
書類整理のお悩みでよくご相談があるのが
「どんなファイルを使えばいいのかわからない」というお悩み。
今日は、オススメのバーチカル式をご紹介します。バーチカル式とは
書類の量や内容によっても
いろんなファイリング方法が考えられますが、
パンチで穴を開けるのがめんどくさい
と言う方にお勧めなのが
バーチカル方式。
穴を開けずに、個別ファイルに書類を放り込む方式です。
個別ファイル（一山タイプ）
見出しを付ける山が、3つ、4つ…とズレているモノもありますが
私は上の写真の一山タイプがオススメです。
バーチカル式のメリットは次の通りです
- 個別フォルダに挟むだけで簡単手間なし。
- パンチで穴を開け不要
- 省スペース
- 入れ替え簡単
- 廃棄する時もファイルから外す手間がないのでとても楽。
個別フォルダを
こんなふうにファイリングすることもできます。
ハンギング方式です。
よくあるのは、深い引き出しに入れてハンギング（吊り下げる）方式ですが
こちらのお客様は、ハンギング台をそのまま棚に載せて使用されています。
ハンギング方式でなくても、
ファイルボックスに
横長のファイルボックスに入れる方法も手軽です。
バーチカル式で気をつけるべき点
出し入れしやすいバーチカル式ファイリングですが、
最初に大事なのが、
- 分類を最初によく考えること。
- 並べ方を決める 時系列なのか五十音順なのか、アルファベット順なのか。業務内容によっては、注文番号別、業者別顧客名ごと、プロジェクト案件ごと、というケースもあります。
- ラベリング 個別フォルダごとのラベルを貼って、中身がすぐにわかるようにすること。直接書き込んでもOK。（印刷された文字の方が見やすいと思えば、ラベルライターやパソコンでラベル出力すればOK）
この分類の基準が決まってないと、
ファイルを探しにくくなることもあるので、
最初にしっかり書類の洗い出しをして、
分類を決めてくださいね。
個別ファイルに気軽に書類をまとめられるバーチカル方式にすると、
重い分厚いバインダーを運んだり、
穴あけに手間を取られることかなくなります。
薄手なので、保管スペースも効率的に使えます。
ファイリングを見直そうと思っている方は、
ぜひトライしてみてくださいね。
仕事用、家庭用どちらにも活用可能
ちなみに、私は仕事用だけでなく、
家庭の書類もこの方式を採用しています。
保険、車、家、子どもの学校、病院などの個別フォルダを作り、
関係書類をポイポイ放り込み、
ファイルボックスがパンパンになる前に
書類の中身をチェックして、不要なモノを処分。
仕事用は、年度が変わるタイミングや、
毎月○日に書類整理の時間、という風に決めて、
定期的に書類整理を行います。
今日は、バーチカル式のメリットと注意点をご紹介しました。
最後までお読みくださって、ありがとうございました。
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