デスクに書類が山積み？いつも書類を探しているなら、書類整理のためにまずやること

頭の整理から始めたら、書類を右に左に動かすだけにはならない

書類の整理は思っている以上に

時間がかかります。

書類の山をかき分ける前に

まずやる事は、頭の整理です。

まずは、

どんな書類があるか

どんな分け方をすれば、

日々の業務が進めやすいか

を考えます。

顧客別？

日付別？

様々なジャンルの業務があるなら、業務別？

職種や人によっても

分け方は様々。

分け方に迷ったら、

いつも、どこでつまづいているのか

見極めてください。

書類の大分類→中分類→小分類

次のような手順で

書類を分けてみてください。

1.今すぐやる

2.これから取りかかる（”今すぐ”より緊急度は低）

4.完了　(廃棄、またはファイルする)

これが大分類です。

次は、中分類です。

最初に分類したものを

それぞれで

タスク別に分けます。

クリップ、バインダーなどに

タスク別に入れたり、留めたりして

クリアファイルの選び方

クリアファイルは、

私は全部透明が分かりやすいです。

人によっては、色分けが有効です。

「色分けしても、そのうち、全然意味をなさなくなる」

という人は全部透明がおすすめ。

全部透明が、見えすぎてゴチャゴチャするのが気になる人は、

半透明のクリアファイルがおすすめです。

いつも書類を探している方は

ここで、一式をひとまとめにせず、

他の書類と一緒に積み重ねたり、

「とりあえず」でデスクのどこかに

そのまま置きっ放しにする人も多いです。

そうすると、あとで書類を探しても

他の書類と混ざりやすく

書類の山の

どこからどこまでが

1セットなのか、

都度一枚ずつめくって

探すことになります。

これでは、時間がかかりますよね。

デスクの一等地に、「今すぐ」と「よく使う」を

その次に、

「今すぐやる」の書類を

デスクの一番取り出しやすいところに

配置します。

こちらの写真は、私の自宅オフィスのデスク周り。

「よく使う」と「これから取りかかる」は

その次に取り出しやすいところへ収納します。

最後に、完了した書類は、

廃棄するもの：そのまま紙ゴミ、シュレッダーなど

業務のカテゴリー別、顧客別などに分けて

ファイルします。