突然の火事！オフィスの書類や大切なものを守る備えとは？

オフィス環境整備は、リスクマネジメント（危機管理）

皆さんの事務所の中は、

火事だけでなく、地震や水害などの災害時、

すぐに逃げられる準備はできていますか？ 

• 避難経路に物がたくさん置かれていないか
• たくさんものを積み重ねていないか
• 避難時に、避難グッズや必要最低限のものをすぐに取り出せるか？

など、日頃から事務所内の環境を整えておくことはとても大切ですよね。 

また、当たり前ではありますが、

必要ない書類をたくさん置いているほど、燃えるものが多い

という事実を気にした事は、ありますか？

事務所内が余計危険にさらされてしまいます！！

「分かっちゃいるけど、日々の業務に追われて、なかなかね…」

という方、お気持ちは分かります。

ですが、在宅ワーカー、ひとりビジネス、小規模ビジネスの経営者さんこそ、

最小限の労力で、最大限のリスク対策をするために、

早めに手を打っておきませんか？

書類整理の仕組みを見直せば、仕事効率アップにもなるし、不要な書類も減ります。

避難経路確保することが日頃の作業動線動線の改善にもなりますよ。

書類がたとえ燃えても、クラウドにバックアップがあれば！！

書類がたとえ燃えてしまっても、

消火活動で使い物にならなくなったとしても、

必要なものだけ、バックアップとして電子化し、クラウドに保存。

そうすれば、いざという時も後で取り出せます。 

原本は燃えてしまっても、

電子ファイルがあれば、格段に後々の手間が楽になりますよ。 

クラウドとは、インターネット上のある場所に、

自分専用の（またはチーム専用の）パソコンデータを保管する場所です。

クラウドで代表的なものは、

Googleドライブ、Evernote, Dropbox, iCloudなどです。

パソコンデータをクラウドに保管すれば、インターネット環境さえあれば、

自分のパソコン以外からでもアクセスできる便利なものなんです。

ここで注意していただきたいのは、

パソコンのローカル（パソコン本体の中）にデータを保存している方。

パソコンが壊れた時点で、取り出せなくなる可能性が大きいですよ。

場合によっては、業者さんなどにお願いしたら、

取り出せる可能性もゼロではないかも知れませんが。。

同じ事務所内のサーバーや、外付けメモリなどでも、危険ですね。

燃えたり濡れたりしたら、パソコン本体と同じ運命ですから。。

ポイントは、同じ事務所内でない場所にある保存場所に置く、ということです。 

普段はローカルに保存しても良いですが、

定期的にバックアップを他の場所に取る、というのはセキュリティ上大切です。

ということで、やっぱりクラウドが便利で安全なんです！

上記でご紹介したクラウドで、

ご自分の好みや使い勝手で選んで、どんどん電子化を進めておくと便利ですよ。

スキャナーも便利で優秀なものが今は色々ありますが、

大量でなければ、もしくは、書類作成した都度で、

スマホ写真で取り込むのも結構使えます。

すぐに必要な書類を取り出せる仕組み作り

非常時のことも想定しながら、日頃の使い勝手もよくなるように、

書類や仕事道具を整理整頓すると、安心ですよね！

会社としての危機管理対策も向上します。 

つまり、

事務所の環境整備は

日常の業務効率アップのためでもあり、

オフィスで働く人、会社を守るリスクマネジメントでもあります。

是非、事務所内の避難経路や動線を確認したり、

書類の保管の仕方について、見直してみてくださいね。 

自分は大丈夫！、とつい思いがちですが、

火事は、自分がどんなに気をつけていても、隣や上下の階が燃えるという事もあります。 

私は、以前住んでいたマンションの隣の部屋が火事になり、かなり怖かった経験があります。

自分は被害には合わなかったものの、

近所で火事が起こり、自宅の中がキナ臭さくて気づいた経験が3回ほどあります。

火事、本当に怖いです。 

せめて、自分で出来る対策は出来るだけ万全にしましょうね！ 

それが、自分や家族、社員、会社を守る行動になります!

本日も最後までお読み下さって、ありがとうございました！