書類の山をかき分ける毎日から卒業したい方へ。書類整理のキホン

では、どうして、ポンと置いてしまったり、どこに置いたら良いか分からなくなるんでしょう？

そこには、こんな理由があるのだと思います。

• これから処理をするから
• 後で見ようと思っているから
• 処理の途中だから
• ファイルしないといけないけど、時間がないから
• 後で捨てようと思っているから

だいたい、こんな所でしょうか？

だから、こんな風に分けてみましょう

1. ３つの書類トレイか、書類が入る箱を準備します。
   
   
2. それぞれに、未処理、処理中、済のラベルをつけます。
   
   未処理　　：これから処理する
   処理中　　：処理の途中、または何らかの理由で保留中
   済　　　　：処理は終わり、あとはファイリングするだけ
   
   
3. それぞれの箱に、該当する書類を入れていきます。

• 案件毎にクリアホルダーや、クリップでまとめましょう。
  
  
• 色で見分けがつきやすい人は、書類のジャンル毎に、クリアホルダの色を決めると良いです。（例えば、お金関係＝黄色、人事関係＝赤、プロジェクト関係＝青　など）
  
  
• たくさんの色があるのが好みでない方は、この写真のように同じ色がオススメです。

捨てる書類は、ゴミ箱か、シュレッダー直行！

捨てる書類用の箱を作っても良いのですが、出来るだけ、シュレッダーやゴミ箱に直行させましょう。

デスクの真下など、手を伸ばせばすぐポイっと出来る場所に配置すれば、”とりあえず机に置く”が無くなります。

とりあえず置いてしまうのは、置く場所に迷ったり、置く場所（捨てる場所）まで行くのが面倒だという事。このアクションを出来るだけ減らすのが、スッキリ整理された、仕事をしやすいデスクを作るコツです。

書類トレイがなくても、こんな事も出来ます。

こちらは、お客様のお家オフィスで、ちょっと工夫した事例です。

よくあるレターケース。

一番上の段の引き出しを外し、２段目の「未処理」に書類を入れやすく、見やすく、取り出しやすくしました。

トレイを引き出さなくても、さっと出し入れしやすいのがミソです。

 ＊一番下の段が余ったので、文具入れとして活用しました。

デスク上の書類整理　まとめ

いかがでしたか？デスクの書類整理をまとめると、

1. 入ってきた書類は、なんでも、未処理トレイに入れる！
2. その後の処理状況によって、トレイを移す。
3. 処理済みは、ため込まないように、マメにファイルする。

このように整理すると、山が整っていきますよ。

もちろん、トレイに入れた書類を、忘れないように処理して行く仕組みも重要です！

（入れるだけで安心しないで下さいね。）

手帳に締め切りや作業日を記入するとか、

ポストイットで項目を書いて、スケジュール帳に貼るなど。

それは、また別の記事で書きますね。

また、書類の山はできないけど、処理前の書類を、

顧客別ファイルや、プロジェクト別ファイルに入れてしまって、

処理自体を忘れてしまうケースもあります。

そんな方は、処理前は、今回ご紹介した書類トレイに入れて、処理を進めるようにして下さいね。

置く場所がアチコチ分散すると、処理自体を忘れてしまったり、毎回書類を探す事になります。

心あたりがある方は、是非、この書類整理方法をお試しくださいね！

本日も最後までお読みくださってありがとうございました。

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