【ビジネス整理術】書類整理は、分類とファイル方法がカギ！（2）


こんにちは。

思考の整理で、仕事も家も効率化！目指すは心豊かな楽ちんライフ。

愛媛県松山市在住、カタヅケシコウのライフオーガナイザー® & オフィスオーガナイザー® 濱名 愛です。 

 

 

日々の業務に追われて、ついつい書類整理が後回しになりがちではないですか？

こんなお悩みはありませんか？

 

  • 書類整理の基本が分からない
  • 自分に合った整理方法が分からない
  • 自己流でやっているけど、これがベストかよく分からない
  • 会社員のときは出来ていたのに、独立したら出来なくなった

 

今日も、お客様事例をまじえて、書類整理のコツとポイントについてのお話の続きです。


書類を全部出して、分ける


今回の書類の分け方は、お客様とのコンサルティングで、お仕事内容などを念入りにうかがい、次のように進めました。

1. 床の上、チェストの引き出し、本棚など各所に無造作にある書類を全部出す

2. 使う頻度で分ける　　

 

a) ほぼ毎日使う

b) 時々使う

c) ほぼ使わないけど、取っておく

d) 廃棄


頻度で分けて終わりではありません。
分けたものを、さらに分けていきます！

3. 2-a), 2-b)をそれぞれ、業務内容によって分ける

a) 業務A
b) 業務B
c）業務C
d)業務ではないが、関連分野で自分が参加した講座資料


4. 業務A, 業務Bのまとまった書類の中身を一枚ずつチェック。
要／不要を分ける。

ここで、ダブっている書類を抜き出し、各1部を残します。
こちらのお客様は、必要な書類が見つからないと、再度同じ内容で書類を作成することが時々あり、
似たような、でも少しずつ違う書類が何部もありました。
1部だけ残せばOKだったので、余分な書類は廃棄。


5. 2-c)「ほぼ使わないけど、取っておく」は、優先順位が低かったので、一番最後に作業する予定でした。
が、優先順位が高い書類を分けているうちに、
「優先順位が最下位の書類はもう使わない、いらない」とお客様が確信でき、廃棄することになりました。

分けて選んでいるうちに、モノに対する判断が上手になるので、
片づけ作業中に「最初はいると思ったけど、やっぱり、これもいらない」
となるのは比較的よくあることなんです。


6. 3-d) ”自分が参加した講座資料”は、分野ごとに分けました

講座ごとに分類して、ファイリング。

7. 3で分けた書類の、使い方に合うファイル用品をご提案。
　　　　　　　　　　　↓
残り時間が少なかったので、お客様と一緒に、Amazonやメーカーサイトで
商品の大きさ、使い勝手、色、デザインなどを確認しながら、その場で注文。
作業期間がたった２週間しかなかったので、急いで手配して、最終作業日に間に合わせました。


8. 作業最終日にファイル用品に収めて、棚に収納。



今回の作業は、ここで時間切れでした。
お客様のご都合で、しばらく松山を離れるため、
来春頃、こちらに戻られてから、
ファイルの一部を納める棚を購入して、押入れクローゼットに設置予定です。

写真のように、棚に全部ぴったり入れた状態では取り出しにくいからです。

今回は、棚の納期が間に合いませんでした。
しかし、しばらくこのお部屋は使用しないため、
このままで作業完了となりました。

こちらのお客様は、書類整理にずっとお悩みでしたが、
「自分の努力ではかなり難しい。苦手なことはプロに頼もう」と、
思い切って、書類整理のご依頼を下さいました。

書類整理の苦手意識が強い方なので、

書類の分け方、整理整頓の仕方などを一通りご説明しながら、一緒に作業を進め、

お客様には、納得しながら喜んでいただきました。

 

 

書類整理個人レッスン＆コンサルティング


書類は、仕組みを作り、処分ルールも決めて、時々見直すことが大切です。

カタヅケシコウでは、お客様の事務所、ご自宅での書類整理個人レッスン＆コンサルティングを行っております。
お客様の業務の流れをしっかりとヒヤリングし、実際の書類を拝見しながら。
仕事効率がもっとアップする仕組み作りをお手伝いいたします。

一度仕組みを作った後は、ご自身で仕組みを維持したり、さらに改善することができるようになります。
アフターフォローでは、わからないことがあれば、メールやLINEで、いつでもご質問いただけます。（期間無制限）

書類整理にお悩みの方、書類整理をついつい後回しにしてしまう方、
今年中にスッキリ書類を整理して、気持ちよく年越ししませんか？





本日も最後までお読みくださいまして、ありがとうございました。



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濱名 愛 (はまな　あい）

濱名 愛 (はまな　あい）

どんな時も前向きに進む方法を考える片づけのプロ、

ライフオーガナイザー®＆オフィスオーガナイザー®の濱名 愛です。

 

私が片付けに悩んでいたのは

高齢出産で劇的に体力の低下を痛感し

最新ベビーグッズ情報を研究して

あれこれ買いまくって

モノが増えてしまった頃でした。


そのまま育休が明け、

片づける暇もなく

毎日フル回転のワーママになったころに出会ったのが、

モノでなく人を中心に片付けを考える

「ライフオーガナイズ」という片付け術でした。


ライフオーガナイズを学び
私の暮らしは一変しました。

 

「自分や家族に合う片付け方法」を見つけると、

暮らし方も人生も変わります。


実家の父の病気をきっかけに
やりがいを感じていた
東京での会社員生活にピリオドを打ち
家族で地元愛媛に移住して
ライフオーガナイザーとして起業しました。

会社という組織の中で
真面目にコツコツ働いて
たまにキャリアアップ転職をして
収入をアップしながら
プライベートを楽しめたらいいと
思っていた私が
起業するなんて
想像すらしていませんでした。

しかも、移住で夫も脱サラ、
パン屋を開業。

また、ひとり娘の発達障害が発覚し、
コロナ禍のストレスもあり１年間不登校に。
娘にとって、より良い環境を求めて
さまざまな専門家に相談したのち
引越し、転校。
今は元気に登校しています。

いろんなライフステージの変化や困難もありながら

片付けのプロとして活動を続けています。

 


私だけでなく、女性は、

環境によって人生や生活を

左右されやすいですよね。


仕事、家事、子育て、介護など、

心身ともにフル回転の働く女性の生活に、

少しでもゆとりや楽しさが増える、

そんなお手伝いができればうれしいです。

 

仕事もプライベートも、無理せず楽しみ、

余裕を生む仕組み作りを。


生活全体を充実させるオーガナイズ（片づけ）を。


多忙な女性にお届けするのが

私の使命と考えています。


お気軽にご相談ください。

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