【ビジネス整理術】書類整理は、分類とファイル方法がカギ！（１）
こんにちは。
思考の整理で、仕事も家も効率化！目指すは心豊かな楽ちんライフ。
愛媛県松山市在住、カタヅケシコウのライフオーガナイザー® & オフィスオーガナイザー® 濱名 愛です。
日々の業務に追われて、ついつい書類整理が後回しになりがちではないですか？
こんなお悩みはありませんか？
- 書類整理の基本が分からない
- 自分に合った整理方法が分からない
- 自己流でやっているけど、これがベストかよく分からない
- 会社員のときは出来ていたのに、独立したら出来なくなった
今日は、お客様事例をまじえて、書類整理のコツとポイントについてのお話です。
書類は分類が命！
書類整理は、オフィスでも家庭でもそうなのですが、分類が命です！
細かく分けるにしても、大ざっぱに分けるとしても、
どちらにしても、中身がどんなモノかわかるようにファイリングしないと
必要なときに探す時間がかかってしまいます。
それでも、見つかれば良いのですが、探す時間や労力がもったいないですよね。
そこで、書類整理の大前提として、以下３点を念頭に置いてください。
- 自分の仕事の仕方や、性格に合っていること
- 自分がわかりやすいこと
- （2人以上で仕事をしている場合）他の人も、すぐに分かること
それから、目的別、時系列、年度別、顧客別、などなど分け方は業種、職種によって様々です。
最近は、電子化が進み、紙の書類を減らせる傾向はありますが、
経理書類など、法定保存期間など一定期間保管しなくてはならないモノもあります。
限りあるスペースに、必要な書類だけ、分かりやすく保管、保存するには、ファイリングのルールを作るのがカギ。
ファイリング方法はいろいろありますが、以下の３点に注意して、
要らない書類をため込まないようにするのも大切です。
書類をため込まないポイント
- 保管／保存場所を決める
- 定期的に見直し、不要な書類は直ぐ処分
- 長期保存が必要な場合、書類ごとの保存期間を決める
保存／保管する場所
- 手元に置いておく書類 → 現在進行中のプロジェクト
- 手元でなくても、オフィス内の取り出しやすい所におく書類 → 今は完結しているが、一定期間保管
- オフィス内でなくても、法定保存期間など保管が必要な書類
今回の書類整理のご依頼があったお客様は、ご自分に合う方法や仕組みが見つからず、ずっとお悩みでした。
今回、思い切ってカタヅケシコウの書類整理サポートにお申し込みいただき、
以上のお客様と一緒に書類を分けることからスタートしました。
書類がチェストの引き出しに！
このお客様は、仕事熱心で、多忙な方。
ご自分の仕事の資料や書類をたくさんお持ちでした。
そして、ルーズリーフや、書類の裏に書かれた手書きメモやノートがたくさん書類に混じっている状態でした。
勉強熱心な方なので、ご自分の専門分野や関連分野の講座やセミナーにも多く参加され、
その資料やテキストなども混在。
それらの書類のほとんどが、素敵なチェスト（洋服タンス）の引き出しに無造作に入っている状態でした。
この状態では、必要な書類が、必要なときに直ぐ取り出せず、
見つからない時には、都度、同じような書類をパソコンで作成していました。
パソコンがあまり得意でないため、パソコンの中のファイルも、探せないことがあったそうです。
それが嫌で、ご自分の書類を印刷業者さんにお願いして、まとめて印刷したものが段ボール箱に入ったまま
床に置かれていました。必要なときに、その段ボール箱から取り出していたそうです。
パソコンの中のファイルも、紙の書類と同じで、ファイル名の付け方、保存場所などのルールを決めて置かないと、
あとで「どこだっけ...?」となります。（パソコンのファイル管理については、また別途記事にしますね）
このように、様々な書類が、チェストや本棚、床にバラバラになっていましたので、
お仕事内容をヒヤリングした上で、分け方を考えていきました。
長くなりますので、次回の記事に続きます。
本日も最後までお読みくださいまして、ありがとうございました。
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